Le QR code au secours du flex office

Si les habitudes de travail évoluaient déjà très rapidement avant la crise du COVID, la normalisation du télétravail a accéléré le développement du flex office.

Le principe : aucun bureau n’est attribué. Les employés choisissent un espace libre et s’y installent pour une heure, une demi-journée ou une journée.

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Si ce principe permet d’optimiser la place disponible, et offre au salarié une liberté de choix de son espace de travail au gré de ses envies, il n’est pas sans poser de nouveaux challenges. L’un d’entre eux, dans le contexte sanitaire, est le nettoyage des espaces de travail entre 2 rotations.

Pour nos clients Facility Managers, l’équation n’est pas simple à résoudre.

Ils ont le choix entre :

• Ajouter des ressources pour nettoyer plus régulièrement tous les bureaux
• Mettre en place des solutions technologiques pour savoir quels bureaux ont été occupés, et ne nettoyer que ces derniers

Si la première option n’en est pas une compte tenu des contraintes économiques, intéressons-nous à la seconde.

Gestion des espaces de travail avec des capteurs

Le principe ressemble globalement à ça :

En théorie, c’est la solution ultime : à chaque fois qu’une personne s’installe, le capteur de mouvement envoie un signal, et il est ainsi possible de savoir si un bureau a été occupé ou non.

Dans la pratique, les choses ne sont pas si simples. Mettre en place ce type de solution IoT nécessite la prise en compte des facteurs suivants :

• Gestion du parc : surveillance des niveaux de batterie, alertes en cas de disfonctionnement…
• Installation : il faut fixer ces capteurs au mobilier du client, ou au bâti, ce qui peut donner lieu à des conflits. Et cette installation doit être effectuée correctement pour que le système fonctionne.
• Dégradations involontaires : un capteur fixé sous le bureau a tôt fait d’être heurté par un utilisateur
• Faux positifs (notamment avec les capteurs fixés en hauteur)
• Manque de flexibilité : si l’espace change ou que le mobilier change, il faut intervenir sur les capteurs.

Quand au coût global d’un tel système, il refroidit même les plus motivés :

• Coût d’achat des capteurs
• Coûts de communication (abonnement), avec bien souvent des engagements minimaux de 12 mois
• Coûts d’installation
• Formation
• Coûts en maintenance

Si l’utilisation de boutons connectés pour effectuer la traçabilité du ménage atténue certains inconvénients (pas de faux positifs, moins de dégradation, plus flexible), cette solution est donc réservée à des Facility Manager qui ont une division IoT capable de piloter et de suivre un tel système à l’échelle. Faute de quoi, il est fort probable qu’il amènera plus de problèmes qu’il n’est censé en résoudre.

Le QR code au secours du flex office

Principe : lorsqu’ils arrivent à leur poste de travail, les utilisateurs scannent un QR code. Ils indiquent alors s’ils arrivent ou s’ils partent en appuyant sur le bouton virtuel correspondant. En plus des boutons arrivée / départ, il est possible de configurer d’autres boutons pour signaler un problème ou faire une demande de service (par exemple si un utilisateur a renversé son café sur la moquette).

Cette solution est parfaite dans un environnement de bureau :

• Le taux d’équipement en smartphone y est proche de 100%
• Les salariés présents sont tous connectés via le wifi ou la 3/4/5G
• Il n’y a pas d’app à installer, et l’identité numérique du salarié n’est pas requise (système totalement anonyme, pas de cookie, pas de tracking…), ce qui permet l’utilisation des téléphones personnels

L’alternative QR code offre de nombreux avantages :

• Dépenses d’investissement réduites à zéro
• Flexibilité maximale : facturation au jour utilisé, ré-édition à moindre frais
• Pas de faux positifs
• Possibilité de faire des statistiques d’usages précises.

Et si un salarié oublie de scanner un code au départ, mais qu’il l’a fait à l’arrivée, l’occupation sera quand même prise en compte, ce qui limite grandement les risques d’absence de détection.

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